Case study: Jak LipCo Foods wykorzystało SpendGuru, by zwiększyć kontrolę nad kosztami i wzmocnić pozycję negocjacyjną

Grupa LipCo Foods, właściciel takich marek jak SuperDrob, Kurczak Sielski, Brainer, BeFoodie, Norso czy CPF, od ponad trzech dekad buduje silną pozycję na polskim rynku spożywczym. Działa w wielu segmentach – od dań gotowych i produktów mięsnych po ryby, produkty plant-based oraz karmy dla zwierząt. 

Na tak konkurencyjnym i dynamicznym rynku efektywność i transparentność kosztowa stanowią kluczowe elementy budowania przewagi. Aby wzmocnić pozycję negocjacyjną i zwiększyć wiedzę o kategoriach zakupowych oraz dostawcach, organizacja zdecydowała się wdrożyć SpendGuru – narzędzie klasy Procurement Analytics oparte na sztucznej inteligencji. 

Wdrożenie SpendGuru pozwoliło kupcom LipCo Foods znacząco zwiększyć dostęp do danych kosztowych, lepiej zrozumieć strukturę kosztu zasadnego oraz wykorzystywać predykcje cenowe w planowaniu i negocjacjach. Efektem są wymierne oszczędności oraz realne wzmocnienie pozycji zakupów w strukturze organizacji. 

Kontekst 

Złożoność działalności oraz szeroki portfel marek sprawiają, że zarządzanie zakupami wymaga pełnej przejrzystości kosztowej i dostępu do aktualnych danych rynkowych. Wraz z rozwojem nowych marek i ekspansją na kolejne rynki pojawiła się potrzeba centralizacji informacji o kategoriach zakupowych oraz wzmocnienia kompetencji analitycznych zespołu zakupowego. 

Wyzwanie 

Kluczowym wyzwaniem w obszarze zakupów było zwiększenie poziomu informacji dotyczących zarówno samych kategorii, jak i aktualnych oraz potencjalnych dostawców. 

Zespół LipCo Foods potrzebował narzędzia, które pozwoliłoby im szybciej i skuteczniej analizować strukturę kosztów, przewidywać zmiany cen w czasie oraz lepiej rozumieć czynniki wpływające na finalną cenę zakupu. 

Dotychczas kupcy bazowali na rozproszonych, ogólnych danych rynkowych, które nie zawsze odpowiadały specyfice poszczególnych kategorii. Ponadto brakowało pelnej wiedzy na temat dokładnej struktury kosztowej kategorii. Brakowało narzędzia, które w jednym miejscu połączyłoby dane kosztowe, analizy dostawców i predykcje rynkowe – tak, by decyzje zakupowe mogły być oparte na faktach, a nie na intuicji. 

Metodyka wdrożenia 

LipCo Foods zdecydowało się na wdrożenie SpendGuru, platformy analitycznej stworzonej z myślą o specjalistach ds. zakupów. Jej zadaniem było nie tylko zintegrowanie danych o kategoriach i dostawcach, ale też wykorzystanie algorytmów sztucznej inteligencji do generowania prognoz kosztowych i analiz finansowych partnerów handlowych. 

Proces wdrożenia objął stworzenie dedykowanych struktur kosztu zasadnego, odzwierciedlających realne uwarunkowania rynkowe oraz specyfikę danej kategorii. SpendGuru wykorzystało dane makroekonomiczne, notowania surowców i wskaźniki branżowe, by stworzyć wiarygodne modele predykcyjne.

Kupcy uzyskali dzięki temu możliwość monitorowania zmian kosztów w czasie, analizowania marżowości dostawców i budowania lepiej uargumentowanych strategii negocjacyjnych. 

Analiza i ewaluacja 

W wyniku wdrożenia SpendGuru kupcy LipCo Foods zyskali dostęp do pełnego zestawu danych analitycznych w jednym miejscu. Platforma stała się centralnym źródłem wiedzy o strukturach kosztowych, notowaniach surowców oraz kondycji finansowej partnerów biznesowych. 

Dzięki zastosowaniu algorytmów AI proces analizy danych uległ znacznemu przyspieszeniu. Informacje, których zebranie wcześniej zajmowało wiele godzin lub dni, stały się możliwe do uzyskania w kilka minut. To umożliwia kupcom bieżące reagowanie na zmiany rynkowe i bardziej świadome planowanie działań. 

Zrozumienie struktury kosztu zasadnego w poszczególnych kategoriach pozwoliło ograniczyć wzrosty cen proponowane przez dostawców, a dzięki analizie danych finansowych możliwe stało się dokładniejsze ocenianie stabilności i wiarygodności partnerów. 

Rozwiązanie 

W praktyce SpendGuru okazało się narzędziem, które połączyło wszystkie kluczowe informacje niezbędne do efektywnego zarządzania zakupami. Kupcy zyskali przejrzysty dostęp do danych o notowaniach surowców, zmianach kosztu zasadnego oraz raportów finansowych dostawców. 

W jednej z analizowanych kategorii, dotyczącej opakowań, dane ze SpendGuru posłużyły do stworzenia szczegółowej strategii negocjacyjnej. Analiza finansowa wykazała wysoką marżowość dostawcy, predykcje kosztowe wskazały na stabilność cen w horyzoncie kolejnych dwunastu miesięcy, a analiza notowań pokazała spadek cen elementów kosztotwórczych w ostatnich miesiącach.  

Dzięki takiemu przygotowaniu zespół zakupowy mógł poprowadzić negocjacje opierając się na faktach i danych, a nie przypuszczeniach. 

Wyniki 

Negocjacje przeprowadzone w oparciu o dane pochodzące ze SpendGuru pozwoliły osiągnąć wymierne efekty finansowe i wzmocnić pozycję LipCo Foods jako partnera biznesowego. 

Dla wspomnianej kategorii opakowaniowej udało się uzyskać 13% oszczędności w stosunku do pierwotnych ofert dostawców, co stanowi wartość odpowiadającą wieloletniemu kosztowi licencji SpendGuru. 

Równocześnie wdrożenie systemu umożliwiło zespołowi zakupowemu pełną kontrolę nad kategoriami, większą transparentność kosztową i szybszy dostęp do informacji o rynku. 

Wnioski 

Wdrożenie SpendGuru w LipCo Foods stało się kamieniem milowym w rozwoju kompetencji zakupowych organizacji. Dzięki nowoczesnej analityce, wykorzystaniu sztucznej inteligencji i centralizacji danych kupcy mogą dziś działać szybciej, skuteczniej i z większą pewnością w rozmowach z dostawcami. 

Projekt potwierdził, że inwestycja w Procurement Analytics to nie tylko narzędzie kontroli, lecz przede wszystkim sposób na wyrównanie szans w negocjacjach z dostawcami oraz uwolnienia czasu Kupców poświęcanego do tej pory na długotrwałe przygotowania w oparciu o rozproszone dane. SpendGuru pozwala LipCo Foods przekształcić dane w realną przewagę biznesową – zarówno w postaci oszczędności, jak i wzmocnienia pozycji zakupów w strukturze całej Grupy.