W dzisiejszej gospodarce wiele organizacji „digitalizuje” sposób prowadzenia działalności. Polega to m.in. na wdrażaniu systemów, które analizują zbiory danych w celu badania wzorców zachowań Klientów, czy ulepszenia procesów operacyjnych poprzez tzw. Internet of Things.

Jednak w dążeniu do zbudowania „cyfrowego” biznesu, zakupy są często pomijane, pomimo tego, że łączą się z wieloma funkcjami, odgrywając tym samym kluczową rolę w digitalizacji. Dyrektorzy IT, którzy nie zdają sobie sprawy z roli zakupów i nie potrafią ich zoptymalizować, narażają swoje organizacje na ryzyko. Sprawdźmy dlaczego.

Z jednej strony nieefektywne zarządzanie zakupami i wydatkami może okazać się bardzo kosztowne. Brak ujednoliconego i spójnego systemu w całym przedsiębiorstwie może spowodować, że wiele zakupów zostanie dokonanych ze źródeł pozakontraktowych lub ad hoc, przez co rabaty ilościowe nie będą w ogóle przyznawane. Co więcej, wykorzystywanie arkuszy kalkulacyjnych, dokumentów tekstowych lub papierowych formularzy znacznie wydłuża czas całego procesu zakupowego, a dodatkowo może prowadzić do błędów i jeszcze większej ilości straconego czasu.

Z drugiej strony zoptymalizowany system zakupów może przynieść znaczne korzyści. Ustandaryzowane praktyki zakupowe mogą zagwarantować najniższe ceny od dostawców, którzy dostarczą swoje najlepsze produkty i usługi. Scentralizowane zarządzanie zakupami eliminuje uciążliwe formalności i powielanie zadań oraz ogranicza wydatki ad hoc do minimum i pozwala w pełni je kontrolować. Może również zagwarantować, że wszystkie zainteresowane strony, w tym produkcja, marketing, sprzedaż, dział prawny, są zaangażowane w działania związane z zakupami na każdym etapie.

Przy tak dużej stawce, decyzje o tym, które oprogramowanie będzie najlepsze do wspomagania procesu zakupowego, powinny być podejmowane z dużą rozwagą przez osoby obejmujące stanowiska kierownicze, w tym dyrektorów IT. Co najważniejsze, takie decyzje nie powinny polegać na wybraniu najłatwiejszego rozwiązania, tak jak odbywa się to przy zwykłej modernizacji obecnie używanych modułów, ale powinny skupić się na znalezieniu najlepszego rozwiązania, które przyniesie największe korzyści dla organizacji.

STRATEGICZNA PLATFORMA ZAKUPOWA

Jaką platformę zakupową wybrać? Strategiczna platforma zakupowa musi być zarówno kompleksowa, jak i jednolita, obejmująca cały proces od planowania zakupów przez wybór dostawców, po rozliczanie płatności i zarządzanie przepływami pieniężnymi. Bez kompleksowego systemu umowa z dostawcą może zostać wynegocjowana, ale przekazanie jej do działu prawnego w celu zatwierdzenia zajmie tygodnie. Dodatkowo powszechnym błędem jest sytuacja, w której użytkownicy biznesowi nie wykorzystują w pełni wynegocjowanych warunków przy zamówieniach z uwagi na brak integracji z systemem zakupowym. Manualne pilnowanie zapisów umownych z dostawcami przy codziennej pracy, gdzie często wszystko wymagane jest na wczoraj kończy się zwykle fiaskiem. W rezultacie firma traci czas i oszczędności.

Strategiczna platforma zakupowa powinna automatycznie wdrażać nową umowę z dostawcą w całej firmie. Dzięki temu korzystne warunki, wynikające z nowej umowy natychmiast wejdą w życie. Właściciele kategorii nie będą musieli tworzyć pięćdziesiątej tabeli w Excelu, potwierdzającej oszczędności i odchylenia od zaplanowanych założeń i wyjaśniania dlaczego tak się stało. Będą mogli poświęcić swój czas na tworzenie wartości dodanej w firmie.

ZAKUPY W CHMURZE

W ciągu ostatniej dekady chmura stała się idealną platformą dla wielu aplikacji, także dla tych związanych z zakupami. Platformy chmurowe zapewniają wysoki poziom dostępności, wydajności, stabilności i skalowalności. Dodatkowo rozwiązania te wiążą się z niższymi kosztami całkowitego posiadania, wysokim poziomem SLA oraz bezpieczeństwem danych. 

Oprogramowanie oparte na chmurze można zaprojektować z myślą o skalowalności. Relatywnie szybko i przy niskich nakładach można zwiększyć pojemność, wdrożyć dodatkowe funkcjonalności, dostosować system do zmian w organizacji.

Nie można pominąć kolejnej korzyści chmury: gdy organizacje korzystają z usług w chmurze, pracownicy nie muszą wykonywać czasochłonnych zadań IT, co umożliwia im skupienie się na budowaniu wartości dodanej w firmie.

Przykłady kompleksowych platform zakupowych w chmurze*:

WNIOSKI

W dobie biznesu cyfrowego liderzy IT powinni dążyć do zmiany i wzrostu wydajności we wszystkich obszarach swojej firmy, w tym zakupów. Poszukując strategicznego systemu zakupów, liderzy powinni szukać platformy opartej na chmurze, która jest zarówno kompleksowa, jak i jednolita, obejmująca cały proces od planowania zakupów, przez wybór dostawców, po rozliczanie płatności i zarządzanie przepływami pieniężnymi. Powinni również pamiętać, że być może najważniejszą rzeczą na każdej platformie jest to, że będzie ona ciągle używana - platforma powinna zawierać więc intuicyjny, konfigurowalny interfejs użytkownika z możliwością działania z telefonu komórkowego lub tabletu. Zespoły informatyczne przedsiębiorstw dysponujące taką wiedzą  będą w stanie wspierać obszary zakupów w identyfikacji właściwej platformy zakupowej w chmurze do napędzania cyfrowej transformacji.

*Źródło: :Forrester –The Forrester Wave: eProcurement, Q2 2017 –May 2017; Gartner –Magic Quadrant for Strategic Sourcing Application Suites –Aug 2018; Forrester –The Forrester Wave: SVM Tool Set, Q1 2013; Gartner –"Magic Quadrant for Procure-to-Pay Suites“ –May 2018; Forrester –The Forrester Wave: Contract Life-Cycle Management, Q3 2016; Forrester –The Forrester Wave: Services Procurement Q1 2017 –Mar 2017; Forrester –The Forrester Wave: Supplier Risk And Performance Management Platforms, Q1 2018 –Feb 2018