Wie kann der CIO die betriebliche Effizienz durch die Digitalisierung der Beschaffung steigern?

In der heutigen Wirtschaft „digitalisieren“ viele Unternehmen ihre Geschäftsabläufe. Dazu gehören unter anderem: B. bei der Implementierung von Systemen, die Datensätze analysieren, um Kundenverhaltensmuster zu untersuchen, oder bei der Verbesserung betrieblicher Prozesse durch sogenannte Internet der Dinge.

 

Beim Aufbau eines „digitalen“ Geschäfts wird der Einkauf jedoch oft außer Acht gelassen, obwohl er mit vielen Funktionen verknüpft ist und somit eine Schlüsselrolle bei der Digitalisierung spielt. IT-Leiter, die sich der Rolle der Beschaffung nicht bewusst sind und diese nicht optimieren können, gefährden ihre Organisationen. Lassen Sie uns herausfinden, warum.

Einerseits kann sich eine ineffektive Verwaltung von Einkäufen und Ausgaben als sehr kostspielig erweisen. Das Fehlen eines einheitlichen und konsistenten Systems im gesamten Unternehmen kann dazu führen, dass viele Einkäufe aus nicht vertraglichen oder Ad-hoc-Quellen getätigt werden, was dazu führt, dass Mengenrabatte überhaupt nicht gewährt werden. Darüber hinaus verlängert die Verwendung von Tabellenkalkulationen, Textdokumenten oder Papierformularen die Zeit des gesamten Kaufprozesses erheblich und kann auch zu Fehlern und noch mehr Zeitverschwendung führen.


Andererseits kann ein optimiertes Einkaufssystem erhebliche Vorteile bringen. Standardisierte Einkaufspraktiken können die niedrigsten Preise von Lieferanten garantieren, die ihre besten Produkte und Dienstleistungen anbieten. Das zentrale Einkaufsmanagement eliminiert lästige Formalitäten und Doppelarbeit, reduziert Ad-hoc-Kosten auf ein Minimum und ermöglicht Ihnen die vollständige Kontrolle darüber. Es kann auch sicherstellen, dass alle Beteiligten, einschließlich Produktion, Marketing, Vertrieb und Recht, in jeder Phase in die Beschaffungsaktivitäten einbezogen werden.


Da so viel auf dem Spiel steht, sollten Personen in Führungspositionen, darunter auch IT-Leiter, Entscheidungen darüber, welche Software den Kaufprozess am besten unterstützt, sehr sorgfältig treffen. Am wichtigsten ist, dass es bei solchen Entscheidungen nicht um die Wahl der einfachsten Lösung geht, wie es bei der einfachen Modernisierung der derzeit verwendeten Module der Fall ist, sondern dass es darum geht, die beste Lösung zu finden, die dem Unternehmen den größten Nutzen bringt.

STRATEGISCHE EINKAUFSPLATTFORM

Für welche Shopping-Plattform sollten Sie sich entscheiden? Eine strategische Einkaufsplattform muss sowohl umfassend als auch einheitlich sein und den gesamten Prozess von der Einkaufsplanung über die Lieferantenauswahl bis hin zur Zahlungsabwicklung und dem Cashflow-Management abdecken. Ohne ein umfassendes System kann zwar ein Lieferantenvertrag ausgehandelt werden, es wird jedoch Wochen dauern, bis er zur Genehmigung bei der Rechtsabteilung eintrifft. Darüber hinaus ist es ein häufiger Fehler, dass Geschäftsanwender aufgrund der fehlenden Integration in das Einkaufssystem die ausgehandelten Konditionen bei der Bestellung nicht vollständig nutzen. Die manuelle Überwachung vertraglicher Regelungen mit Lieferanten im Arbeitsalltag, wo oft noch alles von gestern benötigt wird, endet meist im Scheitern. Dadurch verliert das Unternehmen Zeit und Einsparungen.


Eine strategische Einkaufsplattform soll die neue Lieferantenvereinbarung automatisch unternehmensweit umsetzen. Dadurch treten die günstigen Konditionen aus dem neuen Vertrag ab sofort in Kraft. Kategorieinhaber müssen nicht die fünfzigste Tabelle in Excel erstellen, in der sie Einsparungen und Abweichungen von den geplanten Annahmen bestätigen und erklären, warum dies geschehen ist. Sie können ihre Zeit der Schaffung von Mehrwert im Unternehmen widmen.

CLOUD-SHOPPING

Im letzten Jahrzehnt hat sich die Cloud zu einer idealen Plattform für viele Anwendungen entwickelt, auch im Zusammenhang mit dem Einkaufen. Cloud-Plattformen bieten ein hohes Maß an Verfügbarkeit, Leistung, Stabilität und Skalierbarkeit. Darüber hinaus sind diese Lösungen mit niedrigeren Gesamtbetriebskosten, hohen SLA-Niveaus und Datensicherheit verbunden.


Cloudbasierte Software kann unter Berücksichtigung der Skalierbarkeit entwickelt werden. Sie können relativ schnell und mit geringen Kosten die Kapazität erhöhen, zusätzliche Funktionalitäten implementieren und das System an Veränderungen in der Organisation anpassen.


Ein weiterer Vorteil der Cloud ist nicht zu vernachlässigen: Durch die Nutzung von Cloud-Diensten müssen die Mitarbeiter keine zeitraubenden IT-Aufgaben erledigen und können sich so auf die Wertschöpfung für das Unternehmen konzentrieren.


Beispiele für End-to-End-Cloud-Einkaufsplattformen*:

SCHLUSSFOLGERUNGEN

Im Zeitalter des digitalen Geschäfts sollten IT-Führungskräfte danach streben, Veränderungen voranzutreiben und die Effizienz in allen Bereichen ihres Unternehmens, einschließlich der Beschaffung, zu steigern. Bei der Suche nach einem strategischen Einkaufssystem sollten Führungskräfte nach einer cloudbasierten Plattform suchen, die sowohl umfassend als auch einheitlich ist und den gesamten Prozess von der Einkaufsplanung über die Lieferantenauswahl bis hin zur Zahlungsabwicklung und dem Cashflow-Management abdeckt. Sie sollten sich auch daran erinnern, dass das Wichtigste an jeder Plattform vielleicht ist, dass sie ständig genutzt wird – daher sollte die Plattform über eine intuitive, anpassbare Benutzeroberfläche verfügen und die Bedienung über ein Mobiltelefon oder Tablet ermöglichen. Unternehmens-IT-Teams mit diesem Wissen können Beschaffungsbereiche dabei unterstützen, die richtige Cloud-Beschaffungsplattform zu identifizieren, um die digitale Transformation voranzutreiben.

*Quelle:

Forrester – The Forrester Wave: eProcurement, Q2 2017 – Mai 2017; Gartner – Magic Quadrant für Strategic Sourcing Application Suites – August 2018

Forrester – The Forrester Wave: SVM-Tool-Set, 1. Quartal 2013

Gartner – „Magic Quadrant for Procure-to-Pay Suites“ – Mai 2018

Forrester – The Forrester Wave: Contract Life-Cycle Management, Q3 2016

Forrester – Die Forrester-Welle: Dienstleistungsbeschaffung Q1 2017 – März 2017

Forrester – Die Forrester-Welle: Lieferantenrisiko- und Leistungsmanagementplattformen, 1. Quartal 2018 – Februar 2018